Zastonj objave Brezplačne objave člankov

Vsako podjetje ima opravka z raznovrstnimi dokumenti. S temi je lahko tudi kar veliko dela. Poskrbeti moramo za to, da lahko vse obveznosti elegantno opravimo – to vključuje že prejemanje dokumentov, nato pa seveda razvrščanje, uporabo in arhiviranje.

Veliko dela bo tako z dokumenti na papirju kot z digitalnimi dokumenti. Imamo pa na voljo dobre rešitve, s katerimi bomo dokumentacijo dejansko lahko uporabljali.

Tako bodo dokumenti uporabni za projektno vodenje in upravljanje poslovanja v podjetju. Ravno zato sploh zbiramo in hranimo dokumentacijo, v nasprotnem primeru nam ne bo nič koristila in bo le zasedala prostor v arhivu. Z zbranimi dokumenti lahko pridobimo konkurenčno prednost, lahko si olajšamo projektno vodenje in prilagodimo delovne procese v podjetju. Tu imamo velik potencial, še posebej to velja za tista podjetja, ki nimajo dobro prilagojenih delovnih procesov za zbiranje in hranjenje dokumentacije.

Projektno vodenje s pomočjo digitalnih dokumentov

Ena izmed večjih nadgradenj, ki jih lahko naredimo za bolj učinkovito in uspešno projektno vodenje, je gotovo opustitev poslovanja s papirjem.

Dokumenti na papirju povzročajo veliko sitnosti, z njimi bo veliko dela. Nadomestimo jih lahko z digitalnimi dokumenti, ki bodo veliko bolj enostavni za zbiranje, hranjenje, obdelavo in uporabo. Pri tem nam pomagajo računalniški sistemi, ki so prilagojeni prav za ta namen.

Projektno vodenje nam lahko olajša že enostaven računalniški program, ki je dobro prilagojen za določene naloge pri poslovanju. To je lahko kak enostaven arhiv, ki je praviloma najboljši uvod v brezpapirno poslovanje. Seveda pa se takšna programska oprema uporablja tudi za projektno vodenje v drugih podjetjih, lahko tudi v kombinaciji z dokumenti na papirju. Nenazadnje lahko papir enostavno digitaliziramo in se prav tako shranjuje v elektronski arhiv.

Te rešitve so zelo praktične in jih je pametno izkoristiti, če ciljamo na uspešno poslovanje brez posebnega truda. Znebimo se tudi velikih arhivov in dela, ki ga prinaša dokumentacija v tiskani obliki.

Elektronski arhiv je pravi korak proti brezpapirnemu poslovanju

Začeti je treba tako, da pripravimo vse potrebno za poslovanje z digitalnimi dokumenti. Najbolje se v večini podjetij obnese celovit sistem za enostavno in pregledno upravljanje z dokumenti, lahko pa je povsem spodoben tudi enostaven elektronski arhiv.

Takšna orodja so pravzaprav dobro prilagojena nalogam, s katerimi se srečujemo v sodobnih podjetjih.

Enostaven elektronski arhiv nam pomaga pri delu z digitalnimi dokumenti, hitro bomo uspeli izkoristiti tudi dodatne funkcije takšnih sistemov. V prvi vrsti pa potrebujemo programsko opremo, s katero sploh lahko hranimo in pregledujemo zbirko poslovnih dokumentov v digitalni obliki. Tak arhiv se v tej vlogi odlično obnese in ga lahko uporabimo v praktično vsakem podjetju. Vedno imamo opravka z dokumenti, ki jih moramo dlje časa hraniti. Da bodo na varnem in enostavno dostopni, jih je pametno digitalizirati oziroma že v izhodišču poslovati z digitalnimi dokumenti. Za varno hranjenje pa poskrbi elektronski arhiv, ki tudi dolgoročno zagotavlja enostavno in varno hrambo digitalnih dokumentov.

Tak arhiv še ni nujno zelo napreden poslovni sistem, s katerim si bomo močno pomagali pri poslovanju. Pogosto arhiv uporabljamo preprosto zato, ker moramo na varnem hraniti poslovne dokumente.

Če pričakujemo kakšne bolj napredne sisteme, se pozanimamo o ponudbi, ki vključuje celovite poslovne sisteme za vse mogoče naloge pri poslovanju. Medtem ko nam že elektronski arhiv omogoča dober nadzor nad poslovno dokumentacijo in imamo vedno pri roki ključne informacije za poslovanje, so večji sistemi še bistveno bolje prilagojeni različnim delovnim obveznostim.

Pričakujemo lahko zelo širok nabor koristnih funkcij. Dobili bomo recimo sisteme, ki imajo posebne module za opravljanje ključnih poslovnih obveznosti, tako da se vedno lahko osredotočimo na pomembno delo.

S pomočjo celovitega poslovnega sistema in utečenega brezpapirnega poslovanja lahko zelo elegantno opravljamo praktično vse naloge, tudi nadzor nad proizvodnjo in vodenje kakovosti.